법인카드는 총액이 아니라 평소와 달라진 것을 봅니다

법인카드 내역을 매달 처음부터 끝까지 읽는 회사는 없습니다. 그렇다고 총액만 보면 「지난달보다 늘었다」로 끝나고 다음 행동이 없습니다. 실제로 필요한 것은 전부 읽는 것도 총액도 아니라, 평소와 달라진 것만 골라내는 기준입니다.

「평소」를 먼저 정해야 비교가 됩니다

지난달 대비 증감은 기준으로 쓰기 어렵습니다. 명절·연말·계약 시기마다 출렁이는 항목이 많아서, 늘 「늘었다」와 「줄었다」가 번갈아 나옵니다. 대신 최근 몇 달의 범위를 평소로 잡으면 이번 달이 그 안인지 밖인지로 말할 수 있습니다.

1. 1이번 달을 뺀 직전 6개월을 모읍니다.
2. 2가장 많았던 달과 가장 적었던 달을 하나씩 뺍니다 — 한 번의 대형 결제가 평균을 끌어올려 그 뒤 몇 달을 「적다」고 잘못 말하는 것을 막습니다.
3. 3남은 달의 최소~최대를 평상시 범위로 씁니다.
4. 4표본이 4개월이 안 되면 범위를 만들지 않고 「자료 부족」이라고 적습니다.

마지막 줄이 실무에서 자주 놓치는 부분입니다. 8월 9일에 8월 누계를 과거 한 달 전체와 비교하면 매달 초에는 언제나 「크게 미달」이 나옵니다. 비교 대상도 같은 날짜까지로 잘라야 합니다.

매달 확인할 값어치가 있는 것은 네 가지입니다

• 평소보다 큰 단건 결제 — 금액이 그 달 카드 총액에서 차지하는 비중으로 거릅니다. 절대금액으로 정하면 회사 규모가 바뀔 때마다 기준을 다시 잡아야 합니다.
• 처음 결제한 가맹점 — 과거에 없던 거래처입니다. 대표가 정말 모르는 정보라 금액이 작아도 확인할 값어치가 있습니다.
• 같은 곳에서 짧은 간격으로 반복된 결제 — 중복 결제이거나, 한 건으로 처리했어야 할 지출일 수 있습니다.
• 취소 후 재승인 — 금액이 바뀐 채 남아 있으면 장부와 어긋납니다.

네 가지 모두 「이 지출은 잘못됐다」가 아니라 「이 건은 확인해 보시라」입니다. 승인내역만으로는 그 지출이 사업에 필요했는지 알 수 없고, 필요한 지출이어도 금액이 크게 달라졌다면 대표는 알고 싶어 합니다.

정기결제는 「추정」입니다

카드 승인내역에는 정기결제라는 표시가 없습니다. 그래서 최근 6개월 중 3개월 이상 등장하고 금액이 중앙값 언저리인 결제를 정기결제로 추정합니다. 평균이 아니라 중앙값을 쓰는 것은 해외 구독이 환율로 흔들리기 때문이고, 「모든 달」이 아니라 「3개월 이상」인 것은 한 달에 두 번 청구되는 달이 하나만 있어도 조건이 무너지기 때문입니다.

분류가 안 된 건을 「기타」에 넣지 않습니다

가맹점 업종만으로는 계정과목이 정해지지 않는 결제가 늘 남습니다. 결제대행사를 거친 건은 특히 그렇습니다 — 승인내역에 대행사 이름 뒤에 실제 가맹점이 붙어 오기 때문에, 대행사 이름만 보고 수수료로 분류하면 사무가구 구입이 수수료가 됩니다. 이런 건을 조용히 「기타」로 넣으면 대표는 그 금액을 진짜 기타로 읽습니다. 미분류는 미분류로 드러내고, 세무사가 확정하면 다음 달부터 같은 가맹점이 따라오게 하는 편이 낫습니다.

카드가 아니라 회사 전체 비용이 늘었을 때 정상인지 가리는 법은 매출 증가율과 나란히 보는 법에 있고, 카드 매입세액이 실제로 정산되는 자리는 부가세 신고와 예정고지입니다.

모두 CFO는 카드 승인내역을 계정과목으로 분류하고, 평상시 범위와 이번 달 확인할 지출을 매달 같은 자리에서 보여줍니다. 제공 범위는 이용범위와 요금에서 확인하고, 우리 회사 카드 사용을 어떻게 점검할지는 상담에서 이야기할 수 있습니다.